Inlägget gjort

Ny tavla för ständig förbättring

För en månad sedan lanserades MEVISIO – Den digitala plattformen för visualisering och teamwork, och nu går det undan med utveckling av olika tavlor. Vi har bland annat tagit fram en komplett lösning för ständig förbättring som vi gärna vill visa och låta dig testa. Boka demo här »

Förbättringstavla med PDCA på en stor pekskärm

Visst är det så att dina bästa idéer kan dyka upp när och var som helst? Då är det väl fantastiskt att det äntligen finns en förbättringstavla som du har tillgång till online, och som du dessutom kan träffa dina team-kompisar vid och köra snabba tavel-möten?

Det går att skapa nästan vilka tavlor som helst i MEVISIO, men en som vi brinner extra mycket för är den för ständig förbättring eftersom alla har nytta av den. Så därför har vi tagit fram en färdig lösning som du kan komma igång med direkt.

Lite snabb info om några godbitar i den:

  • Kör den online på en stor Touch Screen, med din dator och från din surfplatta
  • Skicka lappar mellan olika tavlor
  • Eskalera förslag till ledningen, som förhoppningsvis ger tummen upp i sin beslutstavla

Alla förslag och åtgärder hanteras med kort som du flyttar mellan olika veckor och faser. Det finns även många andra finesser som att skicka mail med påminnelser, få mätvärden och historik, tilldela ansvar för olika aktiviteter och förbättringsprojekt med mera.

 

Kaizen tavla - för ständig förbättring

 

Lösningen består av tre olika delar. I själva förbättringstavlan lägger teamet in sina aktiviteter, och hanterar de löpande. Där kan de även skicka förslag till andra team, och eskalera kort som behöver beslutas av ledningen. Det går att lägga till flera förbättringstavlor, vilket görs i administrations-delen. Där kan du även definiera valbara kategorier och statusar. Den tredje delen är till ledningen, och de använder den för att ta beslut på eskalerade ärenden och att delegera aktiviteter till olika team. I ledningens tavlor finns även statistik över nuläge och historisk.

Inlägget gjort

Samarbete med Region Halland lade grunden till MEVISIO

Den 29 augusti lanserade vi MEVISIO! Vad var det då som gjorde att vi har kommit hit?

Det hela startade för ett år sedan med ett utskick från Metodio, för att se om det fanns intresse över en digital Lean-tavla. Region Halland hade precis kommit igång med ett kit till sina fysiska Förbättringstavlor i hela regionen, och ville komplettera denna med en digital version. Anledningen var främst att avdelningar med verksamhet på flera orter också skulle kunna ha effektiva möten om sitt förbättringsarbete, utan att träffas vid en fysisk tavla.

Det fysiska kittet har fält för Patientsäkerhet, Prioriteringsmatris för förbättringsförslag, listor med pågående förbättringar, samt Indikatorer och Verksamhetsplan. Vi började med att efterlikna den och tog fram en enkel version i en Excel-liknande lösning, som en avdelning började köra.

Intresset kring den ökade, både inom Region Halland och från andra håll. Så i december tog vi beslutet att utveckla en helt egen lösning. Utvecklingsarbetet skedde i nära samarbete med Lean-specialisterna i regionen och i april drog första teamet igång sin webbaserade Förbättringstavla skarpt.

Nu är fler team igång. Allt fungerar som det ska och vi ser hela tiden fler områden som MEVISIO kan användas för. Vi vill tacka pionjärerna Edna, Sofia, Johanna, Aslak, Anna-Lena, Jeanette och Ann-Marie som tidigt såg potentialen i verktyget. Stort tack för den tydliga kravställningen, tester samt för den ständigt pågående och härliga dialogen om utvecklingsmöjligheter!

Inlägget gjort

Utmaningar och möjligheter med digitala Lean-tavlor

Jag har sett flera försök att digitalisera Lean-tavlor för t.ex. Förbättringsarbete och Daglig styrning. Målsättningen i dessa försök har då varit att göra tavlan tillgänglig online, så att man kan jobba med den på distans. Att kunna spara all data och att göra analyser på den brukar också vara vanliga motiv till att köra tavlan digitalt.

Risk för att en digital Lean-tavla inte blir visuell

Excel är ett populärt verktyg för att bygga upp tavel-liknande kalkylark med diagram och någon åtgärdslista. Fördelen är att det går snabbt att komma igång. Jag tycker dock inte att sådana lösningar blir särskilt bra. Jag gjorde ett försök att skapa en digital Förbättringstavla innan MEVISIO startades, men den blev alldeles för krånglig och instabil – plus att den kändes tråkig att jobba i, se bild.

Metodio Google Sheets

Det finns en del problem med att göra en Lean-tavla med Excel eller liknade verktyg som är bra att känna till:

  • Tavlan görs i en fil som sparas i nätverket, och kan då vara svår att hitta. Så om tanken med en visualiseringstavla är att den ska vara just visuell så faller Excel bort direkt. Jämför med en fysisk tavla som sitter uppskruvad på en vägg där alla går förbi – man kommer alltid veta var den är, och det syns direkt om det pågår ett pulsmöte vid tavlan.
  • En fil kan inte heller anses vara tillgänglig för alla. Har du själv försökt öppna en fil som någon annan redan är inne i? Då vet du att det oftast inte går utan man får vänta tills personen som har filen öppen kommer ihåg att stänga den. Tänk om det var likadant med en fysisk tavla – att det bara fick vara en person åt gången vid den…? Det visserligen finns online-verktyg där detta fungerar bättre, men det finns fler utmaningar.
  • Hur vet du att en Lean-tavla i en fil är säker? Dels är såna lösningar instabila med att formler, eller kopplingar mellan olika filer, slutar fungera eftersom någon har gjort en ändring. Det är också lite för lätt att råka ta bort formler och data av misstag.
  • En annan sak att beakta är att en fil kan hamna i fel händer. Fundera på konsekvenserna av att data, som visar hur erat dagliga operativa arbete fungerar, hamnar hos en konkurrent. Det är kanske osannolikt att en konkurrent skulle hacka erat nätverk och hitta just filen kring Daglig styrning, men en av era nyckelpersoner kanske slutar och börjar jobba hos en konkurrent. Och att den personen då tar med sig en kopia av sina arbetsdokument är nog mer regel än undantag även om det inte är tillåtet.
  • Att hålla möten med en sån här lösning kräver att man använder ett verktyg för webmöte som t.ex. Skype för företag. Det blir dock inte lika bra upplösning när man delar skärm så det kan vara svårt att se allt. Och sen är de flesta deltagare inaktiva.
  • Sen är det ju ändå så att Excel egentligen är ett program för att göra kalkylark i…

Ny teknik som gör digital visualisering bättre

När jag och Marcus började skissa på MEVISIO så var lösningen på ovanstående problem ett grundkrav, och de har vi också löst på ett bra sätt.

Vi såg dessutom flera möjligheter som en ny modern lösning baserad på senaste tekniken skulle kunna addera. En sak vi märker att det finns ett stort intresse för är Touch. Att precis som på en iPad kunna hantera allt med fingrarna direkt på skärmen. Touch Screens (en storbilds-TV med pekskärm) har nu blivit ett prisvärt alternativ till projektorer och finns i alla storlekar upp till ca 100″.

Att kunna peka, dra och svepa med sina fingrar istället för med en mus gör att det blir mer inbjudande. En annan positiv fördel som den här utvecklingen för med sig är att gamla menyer med mängder av små-knappar och menyalternativ elimineras, och ersätts av enklare navigering och inbjudande gränssnitt.

Jag har förstått att det är det här som gör att vi får så stort intresse för MEVISIO. Användarna upplever att denna typ av naturliga interaktion gör så att den digitala tavlan känns just som en tavla.

En annan sak som efterfrågas är att ha information tillgänglig där man är. Jag tycker exempelvis själv att det är frustrerande att behöva starta datorn för sånt som borde gå att göra i mobilen. Det gör också att vi måste ifrågasätta den fysiska, analoga tavlan…

Fördelarna med en digital tavla jämfört med en fysisk

För att du inte ska tro att denna jämförelse är vinklad måste jag först påpeka att jag verkligen gillar de fysiska tavlorna för dess enkelhet – eller som jag brukar säga, ”Alla vet hur en whiteboardpenna funkar”. En fördel med de fysiska är att man på egen hand kan skruva upp en tavla, skapa en layout med tejp, och sätta upp lite rubriker. Visualisering i sig är förstås alltid en fördel oavsett verktyg, men det blir bättre digitalt:

  • Även om en fysisk tavla placeras mitt i verksamheten är den ändå oftast för långt bort för att du ska kunna ha informationen nära till hands när du jobbar vid din arbetsplats. En digital är bara två musklick bort via datorn.
  • MEVISIO kommer dessutom med en app där du exempelvis kan skicka in förbättringsförslag och avvikelser via mobilen.
  • MEVISIO kan visa data från andra system. Då slipper du skriva ut rapporter och sätta upp, eller lägga tid på att hålla en analog tavla uppdaterad.
  • Eftersom all data i en digital tavla sparas går det mycket enklare att få ut statistik som kan analyseras för att hitta ännu mer förbättringsmöjligheter.
  • Det är inte bra att ha hemlig information på fysiska tavlor som besökare kan råka se, men ofta är det den informationen som behövs för att pulsmötet ska bli bra. Med en digital går det att undvika genom att styra behörigheter.
  • Whiteboardtavlor tar mycket plats, en väggmonterad Tocuh Screen (eller på hjul) kan användas för att visa många avdelningars olika tavlor. MEVISIO kommer dessutom med en inbyggd funktion som loopar mellan olika tavlor med t.ex. 10 sekunders mellanrum.
  • En whiteboardtavla syns alltid, men en digital tavla på en Touch Screen kommer garanterat dra blickarna till sig, och ser modern ut vilket kanske representerar företagets image bättre.

En del påstår att man lättare kommer ihåg och känner sig mer involverad om man får flytta fysiska lappar och magneter med händerna. Jag tror snarare att det är pulsmötets effektiva utformning, och det faktum att man diskuterar problem och lösningar tillsammans, som gör att engagemanget och minnet av mötet blir starkare.

Mats och Marcus med en projekt-tavla på en pekskärm

Du kan köra digitala tavlor oavsett om du redan nu har en Lean-tavla, precis ska börja med en, eller är intresserad av visualisering för andra ändamål. En del tycker att det är lättare att börja med en fysisk för att komma igång med konceptet, och säger att det är enklare att göra ändringar på en fysisk tavla. Det har vi tagit fasta på i utvecklingen av plattformen, och har därför gjort den extremt flexibel – så det går ofta snabbare att exempelvis byta ut ett par moduler i MEVISIO än att tejpa om ett rutnät på en fysisk tavla.

Tjäna tid och pengar på att digitalisera Lean-tavlan

Den stora vinsten med en Lean-tavla, oavsett om den är digital eller whiteboardbaserad, kommer tack vare konceptet i sig med visualisering och pulsmöten. Genom att synliggöra avvikelser, risker och möjligheter och ha korta möten varje dag kan problem och förbättringar lösas snabbt och effektivt.

Men om ett team har ett problem som de inte kan lösa, och som ett annat team redan har löst så är det tidskrävande eller fysiskt omöjligt att få information om det om man måste gå/resa till alla olika tavlor. Med MEVISIO kan du enkelt få upp alla förbättringar som rör det problemet genom funktioner sökning och filtrering.

Det krävs en hel del jobb med fysiska tavlor. Att tejpa tavlor tar ca 1-2 timma per tavla så om varje team ska ha sin tavla så tar det mycket tid även om det är samma design på tavlan. I MEVISIO kan du återanvända samma design för alla team, och kan även sprida den globalt eftersom den kan hantera flera språk.

 

Oavsett om du jobbar på ett stort företag med behov av standardisering och effektiv spridning av tavlorna, eller i en lite mindre verksamhet där det bara behövs några olika tavlor så är tillgängligheten något som är viktigt för alla. Att ha pulsmöten där alla nyckelpersoner kan delta, även om man är på resa eller jobbar hemifrån, kan spara väldigt mycket tid och pengar.

Inlägget gjort

Gröna Korset, för Vårdsäkerhet eller Arbetsmiljö

En potentiell kund hörde av sig och ville se hur vi kunde lösa Gröna Korset för ett helt sjukhus. Grundmodulen fanns redan men att köra den i stor skala innebar nya krav. Efter ett par dagars intensivt utvecklande av Marcus och vår designer Sven kunde jag sätta upp en test-miljö och provköra, och det blev riktigt bra!

Gröna korset, Lean, Digitalt

Gröna Korset för vården används för att visualisera och följa upp vårdskador på patient, till skillnad mot industrin där det används för arbetsmiljö och säkerhet. I MEVISIO finns det nu möjlighet att lägga upp ett Gröna Korset för varje skift och varje arbetslag, och sedan sammanställa detta för hela avdelningen.

Läs mer »

 

Inlägget gjort

114 dagar senare – Nu är MEVISIO Live!

Presentationerna av prototypen gick långt mycket bättre än väntat. Samtidigt som vi startade företaget fortsatte vi att utveckla plattformen. Och det har gått undan. Redan 114 dagar efter den första succé-presentationen av det som blev MEVISIO körde första kunden nu igång sin digitala visualisering skarpt. För att klara det på så kort tid samtidigt som vi drev Meffecta och Metodio var vi tvungna att vara Lean i utvecklingen. Så här gjorde vi:

Lean Produktutveckling, eliminera överproduktion

Jag har jobbat med Lean ända sedan jag byggde bil på SAAB i Trollhättan 1998. I Lean pratar man om ofta de 7+1 slöserierna (Överproduktion, Lager, Onödiga rörelser, Väntan, Överbearbetning, Transporter och Defekter/Omarbete samt onyttjad kompetens och kreativitet). Ofta säger man också att Överproduktion är det värsta slöseriet.

När Marcus och jag drog igång MEVISIO kom vi tidigt fram till att det värsta vi kunde göra var att Överproducera i produktutvecklingen. I en bilfabrik innebär Överproduktion att man bygger bilar som ingen köper. För vår del var det värsta som kunde hända att vi la för mycket tid på att utveckla något som vi inte skulle få tillräckligt betalt för. Vi bestämde därför tidigt att utveckla plattformen i nära samarbete med kunder som tidigt ville beställa, och helt enkelt ta fram det som de efterfrågade.

Flexibilitet genom standardiserade moduler

Standardisering är ett annat grundtänk inom Lean som vi också har tillämpat från start. Standardisering brukar normalt sett inte förknippas med flexibilitet, men så är det. Tänk på hur språket är uppbyggt. På första nivån har vi standardiserade komponenter, bokstäverna, som vi kan bygga vilka ord och meningar vi vill av.

På samma sätt är MEVISIO-plattformen uppbyggd. På första nivån har vi standardiserade moduler, som kan kombineras till helt unika och behovsanpassade tavlor. Det bygger på samma princip som Metodios Magnetark med tryck.

Digital modul med flyttbara kort för t.ex. kanban-tavla

I nuläget har vi bland annat dessa moduler färdiga:

  • Lappar som kan flyttas mellan olika rutor, för att bygga ärendefllöden och prioriteringsmodeller t.ex.
  • Foton som kan flyttas mellan olika rutor, för att t.ex. visa vilka som är närvarande och vilka som är på tjänsteresa eller sjuka
  • Tabeller med kolumner för text, siffror, datum, trend-pilar, status-färger och PDCA-tårtbitar
  • Filtrerade kolumner, som t.ex. visar allt som är försenat eller med röd status
  • Gröna Korset
  • Diagram med staplar och linjer som uppdateras automatiskt
  • Räknare som t.ex. summerar antal ärenden per fas
  • Formulär för att skicka in exempelvis förslag

Tanken med att vi kallar MEVISIO för en plattform är att det hela tiden kommer att komma nya moduler som man kan utgå från.

Inlägget gjort

Från idé till succé – Hur MEVISIO startades

Dagen efter Lucia förra året, den 14 december i Stockholm, presenterade vi ett utkast på en digital Lean-tavla för en Servicechef på ett stort Fastighetsbolag. Reaktionen var oerhört mycket positivare än vad vi hade förväntat oss. Men innan det såg det inte lika ljust ut. Det här är berättelsen om hur MEVISIO startades.

Berättelsen börjar egentligen fem år tidigare, på ett svenskt Managementkonsultbolag i Göteborg. Jag hade precis tagit steget att börja jobba med försäljning av konsulttjänster, från att tidigare ha varit Lean-konsult på ett internationellt konsultbolag.

Det fanns många duktiga och trevliga konsulter i Göteborg, men av någon anledning så var det Marcus på Stockholmskontoret som jag blev närmast vän med. Kanske var det för att vi båda hade hållit på med fallskärmshoppning? Eller för att vi båda hade tränat simning på elit-nivå i vår ungdom? Eller kanske blev vi vänner tidigt för att vi undermedvetet hade samma mål och ambitioner, även om vi inte visste det då.

Efter ett par år valde Marcus att lämna den trygga anställningen för att testa livet som företagare, och startade Meffecta AB. Jag kommer ihåg att jag blev väldigt inspirerad, och hade gärna gjort likadant, men kände att det var för riskabelt.

Jag fortsatte sälja konsulttjänster, men kunde aldrig släppa tanken på att jag egentligen ville starta eget. Till slut gick det inte att stå emot drömmen längre, jag var bara tvungen att testa. Jag hade alltid gillat konceptet Visualisering som används i Lean Production, och startade Metodio Design AB, för att testa en idé med en webshop för alla tillbehör som behövs för Lean-tavlor.

En av de första kunderna till Metodio kom genom Marcus, som då var inne och hjälpte ett företag med processutveckling som konsult. Förutom att tillhandahålla konsulttjänster höll Marcus även på att utveckla ett par olika IT-verktyg och appar till mobiler.

Sommaren 2016 testade jag att själv ta fram en digital Lean-tavla. Den gjordes i Google Sheets, ett program som liknar Excel men som körs i webläsaren. Den var helt okej, men som alla som har testat att göra saker i Excel vet så är det nästan omöjligt att göra stabila och framtidssäkra lösningar i den. Redan efter första leveransen insåg jag att det inte var en hållbar affärsmodell, för så fort kunden gick in och började använda tavlan så blev den unik, och kunde inte uppgraderas eller supportas på ett effektivt sätt.

Metodio Google Sheets
Första tavlan, som gjordes i programmet Google Sheets

Jag ville ändå se om det fanns en potential på marknaden så jag tog med lösningen på ett par mässor där Metodio var utställare, och många var intresserade, men det kom inga beställningar. I november presenterade jag den för en IT-chef på ett stort handelsbolag, och då stod det klart att jag var helt fel ute. Han gillade idén men bekräftade direkt mina farhågor om att en lösning byggd i en Excel-liknande miljö var för osäker, svår att supporta, och inte heller användarvänlig. Att den dessutom inte fungerade som det var tänkt på en Touch Screen gjorde inte saken bättre.

Det kändes som att det var lika bra att ge upp. Jag skulle aldrig kunna lösa det själv.

Samtidigt var Marcus på jakt efter ett nytt projekt. Han hade kört eget i fyra år nu och letade efter intressanta samarbetspartners som delade hans ambitioner. Han hade en idé om en ny modulbaserad IT-plattform, och när vi diskuterade de problem som jag hade stött på så verkade det som att man skulle kunna bygga en Lean-tavla i den plattformen.

Den 14 december hade jag ett möte inbokat med Servicechefen på Fastighetsbolaget, som främst egentlige var ute efter att köpa en 58″ Touch Screen. Men jag frågade ändå Marcus om han ville vara med på mötet. Jag tänkte först att vi bara kunde diskutera våra idéer under mötet, men Marcus tog snabbt fram en prototyp, som vi använde för att demonstrera möjligheterna med en stor Touch Screen. Tavlan innehöll bland annat Gröna Korset, ett Kanban-flöde och ett Gantt-schema – allt anpassat för Touch.

Känner du igen känslan av när något känns 100% rätt? När man själv är helt övertygad, och argumenten kommer av sig själv? När man kan se hur ansiktsuttrycket hos den man presenterar för går från reserverat intresserad till att spricka upp och bara se möjligheter? Precis så var det under mötet: Succé!

Vi började skissa på ett samarbetsavtal för utveckling av lösningen, samtidigt som vi fortsatte visa upp idén för fler – och resultatet var alltid detsamma: Succé!

Vi fick direkt in skarpa förfrågningar. Vägen framåt var given. Vi skulle satsa – Worldwide!

Den 1 januari 2017 startade vi MEVISIO Inc.