Förbättra dina pulsmöten med Mevisio

Pulsmöten är ett snabbt och effektivt sätt att höja effektiviteten i din verksamhet och se till att alla vet vad som krävs för att nå de dagliga målen.

Ett pulsmöte är ett kort dagligt återkommande möte vid en visuell styrningstavla som är till för att uppdatera teamen om verksamhetens dagliga status och tydliggöra igenom vad som behöver göras. Mötet ska vara kort för att inte stjäla för mycket tid från verksamheten - 15 minuter brukar vara lagom.

En kvart låter kanske som för tid kort för att åstadkomma något, men lita på oss. Dessa 15 minuter kommer göra att ni lägger i nästa växel i ert förbättringsarbete. En kvart är allt som behövs för att ta upp det allra viktigaste och hålla teamen á jour. Genom en kort pratstund varje dag kommer ni också effektivisera verksamhetens dagliga rytm och upptäcka olika hinder i ett tidigt skede och förhindra att hindren utvecklas till något större.

Olika typer av pulsmöten

Det finns flera olika sorters pulsmöten, alla bör dock vara ca 15 minuter och genomföras ståendes vid visualiseringstavlan:

• Informationsmöten brukar gå till som så att var och en av mötets deltagare presenterar dagsläget för sitt område, med lite frågor och svar under tiden. Det gör att alla får samma information samt en tydlig bild av hur det går för verksamheten.
• Koordineringsmöten är ungefär som ett informationsmöte, men här är syftet att dela information för att var och en ska kunna utföra sina uppgifter effektivt. Dessa möten är inte lika beroende av någon som håller i mötet men det är ändå en fördel att åtminstone ha en förberedd agenda.
• Dialogmöten är till för att gå in mer på djupet, varje deltagare pratar och lyssnar ungefär lika mycket. Man diskuterar VAD och VARFÖR något ska göras. Dialog skapar mer engagemang – man känner starkare för en fråga när man känner att andra har lyssnat och upplever att ens åsikter har varit uppskattade och efterfrågade.

Så underlättar Mevisio era pulsmöten

Vi på Mevisio är stora fans av pulsmöten och vet vilka funktioner som behövs på en tavla för att hålla ett effektivt möte. Därför har vi utformat en speciell modul för pulsmöten på våra visuella styrningstavlor. Modulen omfattar bland annat tydligt visualiserade KPI:er tillsammans med information, checklistor, närvarolistor och funktioner för att hantera och eskalera avvikelser och förbättringsförslag. Behöver ni något mer ska vi fixa det. Alla våra tavlor kan anpassas efter era behov.  Här kan ni läsa mer om våra olika tavlor.

Tre tips för ett effektivt pulsmöte

• Uppmuntra alla att delta aktivt i mötet. Gör mötena till en dagligt återkommande företeelse som är något att se fram emot. 
• Håll mötena lättsamma. Bryt gärna isen genom att dela en god nyhet eller någon annat positivt. Detta är ett bra trick för att få igång konversationen.
• Dokumentera ämnena som tas upp på mötet direkt på tavlan under mötet. Mötena är korta men det är ändå bra att komma ihåg vad som diskuterades, vissa ämnen kanske behöver utredas vidare. 

Tre saker att undvika 

• Gå inte för djupt i frågor som rör en specifik anställd. Detta kan skapa en obehagskänsla hos den anställda så det är bättre att spara frågorna till ett en-till-en möte. 
• Tryck inte in för mycket i samma möte. För mycket information resulterar i längre möten, vilket snor tid från den dagliga verksamheten. Spara de större frågorna till ett längre veckomöte. 
• Undvik “pajkastningsmöten”. Skyll inte på varandra och peka  inte ut varandras brister, lägg istället fokus på hur ni tar er framåt.