Lås upp din verksamhets fulla potential med Toyota Kata

Toyota Kata är ett utmärkt verktyg för företag som vill lägga i nästa växel i sitt ständiga förbättringsarbete. Kortfattat kan man säga att det är ett unikt sätt att styra sin verksamhet, som inspirerats av Toyotas framgångsrika leanarbete.

• Improvement Kata - ett systematiskt och vetenskapligt sätt att tänka och agera.Tro inte på allt du ser, testa det! Att tänka vetenskapligt är att ständigt testa olika hypoteser och genomföra olika experiment för att upptäcka vad som för utvecklingen framåt. Fokuset ligger inte på att komma fram till en slutgiltig lösning utan att ständigt tänka ett steg framåt. Vi är här nu - hur kommer vi vidare.
• Coaching Kata - att låsa upp och använd alla anställdas fulla potential. Tanken är inte att du ska presentera en definitiv lösning på verksamhetens utmaningar. Du måste lära dina anställda att lösa problemen själva. Det handlar om att skapa en miljö där alla anställda känner engagemang och bidrar med potentiella lösningar. Potentialen finns där, men det är upp till er att tända gnistan. 

Ordet Kata kommer ursprungligen från den japanska kampsporten Karate. Begreppet beskriver processen när en karateutövare övar på ett rörelsemönster tillräckligt länge för att med tiden kunna utföra det lika naturligt som ett andetag. Målet är att förbättringsarbetet och det vetenskapliga tänkandet inom Toyota Kata ska ske lika naturligt. Hela företaget ska andas lean. 

Hur arbetar jag med improvement kata?

Vanligtvis jobbar man med Toyota Kata enligt följande steg:

• Förstå vart ni är påväg och var utmaningen ligger. Till exempel genom att visualisera ett önskat framtida läge i en storyboard. 

• Förstå hur situation ser ut i nuläget. Genomför en “ Current condition analysis”. Kartlägg hur stor efterfrågan kontra produktion det finns mm. 

• Sätt upp ett mål. Bestäm vad ni vill uppnå och sätt upp en tidsram för planerat avslut. Skapa också en “obstacle parking lot” där ni listar alla hinder ni ser framför er. 
• Börja experimentera och se vad som för er närmare målet. Dokumentera varje steg i experimenten och reflektera över resultaten.  

Hur arbetar jag med Coaching Kata?

Coaching kata handlar om att lära och motivera sin anställda till att tänka vetenskapligt. Metoden är varken komplicerad eller tidskrävande, den går ut på att man regelbundet pratar med “eleven” och ställer frågor för att visualisera tankegångarna och kunna bidra med råd. Till exempel: 

• Vad är målet?
• Hur ser situationen ut idag, och hur hamnade vi här?
• Vad är det som hindrar oss från att nå målet och vilket hinder jobbar du med nu?
• Vad är nästa steg? och vad har du för förväntningar? 
• När kan vi se vilka lärdomar vi kan dra från det steget?

Det påminner om att coacha ett hockeylag. Du kan inte spela själv eller presentera en definitiv lösning för hur man vinner matchen. Din uppgift är att lära spelarna att själva tänka ut lösningar för de oförutsägbara situationer som uppkommer under matchens gång.

Varför ska jag arbeta med Toyota Kata?

Att ständigt utveckla sin verksamhet och att få förändringarna att bestå är inte den enklaste uppgiften. De visuella Leanverktygen utgör ett utmärkt första steg. Men för att ta ett kliv längre och skapa en “Lean företagskultur” måste man förändra både sitt eget och sin verksamhets sätt att tänka. Toyota Kata är nyckeln till att lyckas med just detta.

Hur Mevisio stöttar ett digitalt Kata-arbetssätt

Kan man digitalisera? Ja, Toyota Kata kan digitaliseras om det görs med syftet att underlätta för coach och elev. Med Mevisio kan du:

• Skapa en tydlig koppling mellan företagets övergripande mål och strategier så att Kata-initiativen fokuserar på det som är viktigast.
• Planera förbättringsaktiviteter och hantering av dessa i PDCA.

• Dokumentera experiment, t ex genom att ta kort med din mobiltelefon och dela dem via Mevisio.
• Dela information och involvera andra.
• Visualisera digitala storyboards. 
• Logga hinder i en obstacle parking lot.

Sammanfattningsvis gör Mevisio det superlätt att dela information inom företaget och att planera följa upp resultaten för olika experiment, vilket förenklar Kata arbetat avsevärt. Plattformen kundanpassas efter ert sätt att arbeta - så se på punkterna ovan som toppen av ett isberg. 

Läs mer om Mevisio och ständig förbättring här.