Hoshin Kanri är en planeringsmetod för strategi inom Lean som hjälper dig att förverkliga dina taktiska mål. Direkt översatt från japanska betyder Hoshin - riktning och Kanri - styrning. Vilket återspeglar metodens syfte som är att låta verksamhetens mål styra varje beslut och åtgärd.
Föreställ dig en företagskultur där du ständigt utmanar verksamhetens normer för att säkerställa att resultaten når oanade höjder. Där du involverar ledare och team-medlemmar i det strategiska arbetet för att lyfta verksamheten till nya höjder. Och där förverkligandet av innovativa ideér är vardagsmat. Allt detta kan du uppnå med Hoshin Kanri.
Vad är Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri är ett av de mest kraftfulla koncepten inom Lean. Det är ett strategi-planeringssystem som förser teamledarna med verktyg som underlättar vägledning av teamen, prioritering av uppgifter och uppsättning av mål. Med andra ord kommer Hoshin Kanri hjälpa dig som ledare att brygga klyftan mellan strategi och utförande, skapa klarhet i era strategiska utmaningar och bygga förtroende. Och kanske viktigast av allt: säkerställa att hela organisationen strävar mot samma mål.
Hoshin Kanri-metoden kan sammanfattas med en enkel 7-stegsprocess, även känd som Hoshin Planering, strateginedbrytning eller policy deployment på engelska:
- Det börjar med att ledningen på företaget utvecklar en stark vision som svarar på frågan "Vilket syfte har vårt företag?".
- Ledningsgruppen definierar ett uppdrag med tydliga delmål. Varje mål är viktigt och kräver att alla anställda engagerar sig i företaget.
- Ledarna för värdeflöden och avdelningar bryter sedan ner målen i avgränsade årliga mål tillsammans med högsta ledningen.
- När man har skapat de årliga målen är det dags att sprida dem till organisationens alla nivåer.
- Nästa steg går ut på att man utför planerna, vilket hänger ihop med de följande två stegen.
- Månadsvisa granskningar ska sedan säkerställa att planerna genomförs korrekt
- I det sjunde och sista steget genomför man en slutgiltlig årlig granskning för att validera slutresultet.
Hoshin Kanri “Catchball”
Kommunikationen och “bollandet” av idéer är en självklar del av Hoshin Kanri. Processen bygger på ett samarbete mellan ledning och anställda där man enas om gemensamma mål. Alla vet hur förminskande det känns att bli “detaljstyrd” och tanken är att detta ska göra att alla känner delaktiga samtidigt som man ökar motivationen. Genom att diskutera, reflektera och bolla idéer kommer initiativen också att bli mer genomtänkta - Vilket är själva grundidéen i Hoshin Kanri “Catchball”.
Jag är såld, hur kommer jag igång?
Det vanligaste och mest effektiva sättet implementera Hoshin Kanri är att använda planeringsverktyget x-matrix. Det ser vanligtvis ut så här:
Med en X-matrix kan du utan problem få plats med hela företaget strategiska plan på en sida. Vilket gör det lätt att se en röd tråd från övergripande strategier till konkreta förbättringsaktiviteter. Samtidigt som du enkelt kan mäta framstegen och se hur de relaterar till varandra. Så det är med andra ord ett utmärkt alternativ till att läsa ändlösa affärsplaner Namnet kommer från X:et som delar matrisen i fyra delar och steg.
- Långsiktiga mål (söder): Det första steget i Hoshin Kanri är att specificera vad er organisation har för långsiktiga mål och strategier (ungefär 3-5 år). Kom ihåg att varje långsiktigt mål bygger på flera kortsiktiga delmål.
- Årliga mål (väst): I det andra steget listar ni de delmål som ni planerar att uppnå på årlig nivå. Det är viktigt att ni prioriterar vilka mål som är viktigast att uppnå först.
- Prioritering av förbättringsinitiativ (norr): I det tredje steget är det dags att komma överens om vilka förbättringsinitiativ som är viktigast att prioritera för att nå målen.
- Mätvärden att förbättra (öst): I det fjärde steget listar ni mätetal som rimligtvis bör påverkas av era förbättringsinitiativ. Genom att mäta dessa kan ni också följa upp teamens framsteg för att se till att ni rör er i rätt riktning.
Det avslutande steget i en x-matrix är att markera kopplingarna i hörnen på mallen för att se hur dessa hänger ihop med varandra. Allt detta är en självklar del av Kaizen och ständigt förbättringsarbete och kan därför med fördel kombineras med metoderna PDCA och 5 Varför. Läs mer om det här.
Digital mall för Hoshin Kanri x-matrix i Mevisio
Vi på Mevisio vet hur viktigt det är verksamhetens mål är tydligt visualiserade, men också att hur viktigt det är att det finns ett tydligt system för att leda de aktiviteter som krävs för att nå målen. Tydliga gemensamma mål kombinerat med att alla vet vad som förväntas av dem skapar en företagskultur full av engagemang. Det är bara upp till er att tända gnistan. För underlätta detta har vi på Mevisio skapat en digital mall för Hoshin Kanri x-matrix till våra tavlor. På så sätt är er x-matrix tillgänglig för alla, var ni än befinner er. Vilket underlättar bollandet av idéer samtidigt som det påminner alla om den större bilden och vart ni är på väg som företag.
Men det slutar inte där! I Mevisio kan du koppla på fler verktyg på varje del av matrisen, exempelvis:
- Dashboards med diagram för de olika målen.
- Ansvarsmatriser som visar vem som ansvarar för respektive del och vilka som ska involveras och informeras.
- Vyer för projekt, med tidslinjer för att planera när de olika förbättringsinitiativen ska ske.
- Aktivitetsplanering i förbättringsprojekten.
- Rapportering av status för nyckeltal, projekt och aktiviteter.
- Notifieringar om nya eller ändrade mål och aktiviteter.
Allt information kan även sammanställas i personliga vyer som samlar alla dina ansvarsområden och aktiviteter på en sida. Självklart med en automatisk koppling till er x-matrix.
