Jag har sett flera försök att digitalisera Lean-tavlor för t.ex. Förbättringsarbete och Daglig styrning. Målsättningen i dessa försök har då varit att göra tavlan tillgänglig online, så att man kan jobba med den på distans. Att kunna spara all data och att göra analyser på den brukar också vara vanliga motiv till att köra tavlan digitalt.
Risk för att en digital Lean-tavla inte blir visuell
Excel är ett populärt verktyg för att bygga upp tavel-liknande kalkylark med diagram och någon åtgärdslista. Fördelen är att det går snabbt att komma igång. Jag tycker dock inte att sådana lösningar blir särskilt bra. Jag gjorde ett försök att skapa en digital Förbättringstavla innan Mevisio startades, men den blev alldeles för krånglig och instabil – plus att den kändes tråkig att jobba i, se bild.
Det finns en del problem med att göra en Lean-tavla med Excel eller liknade verktyg som är bra att känna till:
-
Tavlan görs i en fil som sparas i nätverket, och kan då vara svår att hitta. Så om tanken med en visualiseringstavla är att den ska vara just visuell så faller Excel bort direkt. Jämför med en fysisk tavla som sitter uppskruvad på en vägg där alla går förbi – man kommer alltid veta var den är, och det syns direkt om det pågår ett pulsmöte vid tavlan.
-
En fil kan inte heller anses vara tillgänglig för alla. Har du själv försökt öppna en fil som någon annan redan är inne i? Då vet du att det oftast inte går utan man får vänta tills personen som har filen öppen kommer ihåg att stänga den. Tänk om det var likadant med en fysisk tavla – att det bara fick vara en person åt gången vid den…? Det visserligen finns online-verktyg där detta fungerar bättre, men det finns fler utmaningar.
-
Hur vet du att en Lean-tavla i en fil är säker? Dels är såna lösningar instabila med att formler, eller kopplingar mellan olika filer, slutar fungera eftersom någon har gjort en ändring. Det är också lite för lätt att råka ta bort formler och data av misstag.
-
En annan sak att beakta är att en fil kan hamna i fel händer. Fundera på konsekvenserna av att data, som visar hur erat dagliga operativa arbete fungerar, hamnar hos en konkurrent. Det är kanske osannolikt att en konkurrent skulle hacka erat nätverk och hitta just filen kring Daglig styrning, men en av era nyckelpersoner kanske slutar och börjar jobba hos en konkurrent. Och att den personen då tar med sig en kopia av sina arbetsdokument är nog mer regel än undantag även om det inte är tillåtet.
-
Att hålla möten med en sån här lösning kräver att man använder ett verktyg för webmöte som t.ex. Skype för företag. Det blir dock inte lika bra upplösning när man delar skärm så det kan vara svårt att se allt. Och sen är de flesta deltagare inaktiva.
-
Sen är det ju ändå så att Excel egentligen är ett program för att göra kalkylark i…
Ny teknik som gör digital visualisering bättre
När jag och Marcus började skissa på Mevisio så var lösningen på ovanstående problem ett grundkrav, och de har vi också löst på ett bra sätt.
Vi såg dessutom flera möjligheter som en ny modern lösning baserad på senaste tekniken skulle kunna addera. En sak vi märker att det finns ett stort intresse för är Touch. Att precis som på en iPad kunna hantera allt med fingrarna direkt på skärmen. Touch Screens (en storbilds-TV med pekskärm) har nu blivit ett prisvärt alternativ till projektorer och finns i alla storlekar upp till ca 100″.
Att kunna peka, dra och svepa med sina fingrar istället för med en mus gör att det blir mer inbjudande. En annan positiv fördel som den här utvecklingen för med sig är att gamla menyer med mängder av små-knappar och menyalternativ elimineras, och ersätts av enklare navigering och inbjudande gränssnitt.
Jag har förstått att det är det här som gör att vi får så stort intresse för Mevisio. Användarna upplever att denna typ av naturliga interaktion gör så att den digitala tavlan känns just som en tavla.
En annan sak som efterfrågas är att ha information tillgänglig där man är. Jag tycker exempelvis själv att det är frustrerande att behöva starta datorn för sånt som borde gå att göra i mobilen. Det gör också att vi måste ifrågasätta den fysiska, analoga tavlan…
Fördelarna med en digital tavla jämfört med en fysisk
För att du inte ska tro att denna jämförelse är vinklad måste jag först påpeka att jag verkligen gillar de fysiska tavlorna för dess enkelhet – eller som jag brukar säga, ”Alla vet hur en whiteboardpenna funkar”. En fördel med de fysiska är att man på egen hand kan skruva upp en tavla, skapa en layout med tejp, och sätta upp lite rubriker. Visualisering i sig är förstås alltid en fördel oavsett verktyg, men det blir bättre digitalt:
-
Även om en fysisk tavla placeras mitt i verksamheten är den ändå oftast för långt bort för att du ska kunna ha informationen nära till hands när du jobbar vid din arbetsplats. En digital är bara två musklick bort via datorn.
-
Mevisio kommer dessutom med en app där du exempelvis kan skicka in förbättringsförslag och avvikelser via mobilen.
-
Mevisio kan visa data från andra system. Då slipper du skriva ut rapporter och sätta upp, eller lägga tid på att hålla en analog tavla uppdaterad.
-
Eftersom all data i en digital tavla sparas går det mycket enklare att få ut statistik som kan analyseras för att hitta ännu mer förbättringsmöjligheter.
-
Det är inte bra att ha hemlig information på fysiska tavlor som besökare kan råka se, men ofta är det den informationen som behövs för att pulsmötet ska bli bra. Med en digital går det att undvika genom att styra behörigheter.
-
Whiteboardtavlor tar mycket plats, en väggmonterad Touch Screen (eller på hjul) kan användas för att visa många avdelningars olika tavlor. Mevisio kommer dessutom med en inbyggd funktion som loopar mellan olika tavlor med t.ex. 10 sekunders mellanrum.
-
En whiteboardtavla syns alltid, men en digital tavla på en Touch Screen kommer garanterat dra blickarna till sig, och ser modern ut vilket kanske representerar företagets image bättre.
En del påstår att man lättare kommer ihåg och känner sig mer involverad om man får flytta fysiska lappar och magneter med händerna. Jag tror snarare att det är pulsmötets effektiva utformning, och det faktum att man diskuterar problem och lösningar tillsammans, som gör att engagemanget och minnet av mötet blir starkare.
Du kan köra digitala tavlor oavsett om du redan nu har en Lean-tavla, precis ska börja med en, eller är intresserad av visualisering för andra ändamål. En del tycker att det är lättare att börja med en fysisk för att komma igång med konceptet, och säger att det är enklare att göra ändringar på en fysisk tavla. Det har vi tagit fasta på i utvecklingen av plattformen, och har därför gjort den extremt flexibel – så det går ofta snabbare att exempelvis byta ut ett par moduler i Mevisio än att tejpa om ett rutnät på en fysisk tavla.
Tjäna tid och pengar på att digitalisera Lean-tavlan
Den stora vinsten med en Lean-tavla, oavsett om den är digital eller whiteboardbaserad, kommer tack vare konceptet i sig med visualisering och pulsmöten. Genom att synliggöra avvikelser, risker och möjligheter och ha korta möten varje dag kan problem och förbättringar lösas snabbt och effektivt.
Men om ett team har ett problem som de inte kan lösa, och som ett annat team redan har löst så är det tidskrävande eller fysiskt omöjligt att få information om det om man måste gå/resa till alla olika tavlor. Med MEVISIO kan du enkelt få upp alla förbättringar som rör det problemet genom funktioner sökning och filtrering.
Det krävs en hel del jobb med fysiska tavlor. Att tejpa tavlor tar ca 1-2 timma per tavla så om varje team ska ha sin tavla så tar det mycket tid även om det är samma design på tavlan. I MEVISIO kan du återanvända samma design för alla team, och kan även sprida den globalt eftersom den kan hantera flera språk.
Oavsett om du jobbar på ett stort företag med behov av standardisering och effektiv spridning av tavlorna, eller i en lite mindre verksamhet där det bara behövs några olika tavlor så är tillgängligheten något som är viktigt för alla. Att ha pulsmöten där alla nyckelpersoner kan delta, även om man är på resa eller jobbar hemifrån, kan spara väldigt mycket tid och pengar.
